Fortrolighedspolitik hos Mindehaven

Introduktion

Når du bruger vores tjenester, stoler du på os med dine oplysninger. Vi forstår, at dette er et stort ansvar og arbejder hårdt på at beskytte dine oplysninger.

Mindehaven er en online portalplatform, der drives af Mindehaven ApS ("vi", "os", "vores" og "Mindehaven")

Behandlingen af personoplysninger hos Mindehaven sker i overensstemmelse med den danske Databeskyttelseslov og EU-Databeskyttelsesforordningen. Mindehaven er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi registrerer og behandler, når man på forskellig vis er i kontakt med os.

Hvis du har spørgsmål angående vores behandling af dine personlige data, kan du rette henvendelse til vores persondataansvarlige person Key Account Director Christina Beck på mail: cb@mindehaven.dk

Vores kontaktoplysninger er:

Mindehaven ApS

Trandumvej 5

7800 Skive

T: 28 88 74 80

W: www.mindehaven.dk

M: cb@mindehaven.dk

CVR nr.: 42165573

Nedenfor kan du læse om de oplysninger vi indsamler, på hvilket retligt grundlag og til hvilke formål vi bruger dem, hvordan vi behandler oplysningerne og hvilke rettigheder, du har.

Mindehaven tilbyder pårørende at oprette et digitalt gravsted for afdøde personer. Mindehaven behandler derfor personoplysninger om både afdøde personer og deres pårørende som vores kerneforretning. Behandling af persondata om afdøde personer er også omfattet af persondataforordningen og databeskyttelseslovens regler, hvor afdødes interesser altid er under nøje observation fra Mindehavens side. En afdød person kan af gode grunde ikke anvende sine rettigheder, hvorfor det er op til Mindehaven som dataansvarlig virksomhed i samarbejde med de pårørende at opfylde reglerne om persondata på den afdødes vegne. Det tager vi meget alvorligt. Læs mere om vores behandlingsgrundlag i afsnittet nedenfor om retsgrundlag.

Oplysningerne i mindeprofilen videregives til offentligheden, såfremt du vælger en åben profil. Der er også mulighed for at lukke profilen, hvorefter indholdet alene vises for de personer, som får adgang til profilen via Log-in.

Når du opretter en mindeprofil, forpligter du dig til at følge disse regler:

  1. Profilens indhold skal altid være i overensstemmelse med de grundlæggende principper for databehandling, hvilket du skal som administrator på en profil forpligter dig til at følge:
    • Der er åbenhed omkring, hvilke data vi behandler og saglige grunde til, at vi behandler dem (lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed)
    • Vi anvender kun persondata til de angivne formål (formålsbegrænsning)
    • Vi behandler kun persondata, som er nødvendige for at opfylde formålet (dataminimering)
    • Data holdes ajour og korrekte (rigtighed)
    • Vi opbevarer kun data, så længe de er nødvendige for formålet (opbevaringsbegrænsning)
    • Vi beskytter og sikrer persondata tilstrækkeligt (integritet og fortrolighed)
  2. Mindehaven behandler ikke følsomme oplysninger om afdøde personer eller dennes pårørende. Profilen må derfor ikke omfatte oplysninger om følgende, hverken for den afdøde eller andre brugere af profilen:
    • Race og etnisk oprindelse
    • Politisk overbevisning
    • Religiøs eller filosofisk overbevisning
    • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
    • Genetiske data
    • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
    • Helbredsoplysninger
    • Seksuelle forhold eller seksuel orientering

    Hertil må profilen ikke indeholde oplysninger af anden fortrolig karakter, f.eks. oplysninger om svære økonomiske eller sociale forhold, eller andre forhold, som man i almenheden vil opfatte som fortrolige.

  3. Mindehaven forbeholder sig retten til at rette i eller nedlægge en profil, hvor Mindehaven vurderer at reglerne ikke overholdes. I sådanne tilfælde betales der for den tid, som mindeprofilen har varet.

Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine personlige data til følgende formål

  • Administration af forholdet mellem dig og Mindehaven, hvis du opretter en mindeprofil som almindeligt eller premium-medlem.
  • Behandling af din henvendelse til os, hvis du sender os mail eller kontakter os gennem hjemmesiden.
  • Behandling af dit besøg på vores hjemmeside (se vores Cookie-oplysning)
  • Administration af vores samarbejde, hvis du er kontaktperson hos en samarbejdspartner.

Retsgrundlaget for vores behandling er følgende overordnede hjemler:

  • Almindelige oplysninger på afdøde personer behandles med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). Det er Mindehavens vurdering, at Mindehavens interesse i af indsamle, behandle og videregive oplysninger om afdøde personer ikke overstiger afdødes interesse i det modsatte. Det skyldes blandt andet, at Mindehaven betragter det som grundlæggende sagligt, at mindes afdøde personer på en ordentlig og respektfuld måde.
  • Almindelige oplysninger på pårørende til afdøde behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b; Behandling med henblik på opfyldelse af kontrakt (aftaleforhold) i form af opfyldelse af medlemskab af mindehaven (kundeprofil).
  • Mindehaven behandler persondata på registrerede personer (pårørende til afdøde samt kontaktpersoner hos samarbejdspartnere) på baggrund af bogføringsloven, hvor faktureringsoplysninger gemmes i fem år plus indeværende år.
  • I enkelte tilfælde anvendes samtykke som retligt grundlag (cookiedata ved hjemmesidebesøg).

Kategorier af oplysninger

Behandlingen af dine data afhænger af, hvilken relation vi har til hinanden. Her kan du se en liste over typiske relationer og hvilke data vi behandler:

Persondata indsamles typisk gennem hjemmesiden, herudover ved telefonsamtaler, fysiske møder samt pr. mail/sms. Der behandles almindelige oplysninger i persondataforordningens forstand

Afdøde personer

  • Fuldt navn
  • Køn
  • Fødselsdato
  • Dødsdato
  • By
  • Land
  • Forhold til pårørende
  • Fotos
  • Beskrivelse af minder

Pårørende til afdøde personer (almindeligt medlemskab)

  • Fulde navn
  • Køn
  • Fødselsdato
  • Land
  • Forhold til afdøde
  • Fotos
  • Beskrivelse af minder

Vælger man et premium-medlemsskab yderligere:

  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Betalingsoplysninger

Kontaktpersoner hos samarbejdspartnere:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Betalingsoplysninger

Besøgende på hjemmeside:

  • Cookieinformation til brug for analyse af trafik og statistik.

Du afgiver et samtykke til denne behandling via vores cookiebanner, som dukker op når du besøger vores hjemmeside.

Videregivelse af oplysninger

Oplysningerne i mindeprofilen videregives til offentligheden, såfremt du vælger en åben profil. Der er også mulighed for at lukke profilen, hvorefter indholdet alene vises for de personer, som får adgang til profilen via Log-in.

Vi videregiver i øvrigt kun persondata til andre parter, når vi er retligt forpligtet hertil.

Dine data behandles i vores digitale systemer, hvor vores databehandlere også har adgang til dine data. Dette forhold er reguleret af databehandleraftaler, som sikrer, at databehandlerne har sikret dine data ved tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, ligesom databehandlerne i øvrigt skal følge persondataforordningen og databeskyttelseslovens regler.

Sikkerhed

Vi sørger naturligvis for, at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i organisatoriske og tekniske foranstaltninger

De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er vores betroede medarbejdere med sagligt formål, der har adgang til dine personoplysninger. Vores medarbejdere vejledes og instrueres løbende om datasikkerhed, herunder hvordan de behandler og beskytter oplysningerne. Vi fører også fortegnelse over vores databehandlingsaktiviteter, som er underlagt Datatilsynets kontrol, ligesom alle medarbejdere kender vores procedurer om f.eks. databrud og indsigtssager.

De tekniske sikkerhedsforanstaltninger relateres til vores brug af IT-systemer til registrering og administration af vores samarbejde. Vores data er placeret sikkert og har det nødvendige beskyttelsesniveau. Al kommunikation via vores hjemmeside er beskyttet med godkendte sikkerhedscertifikater med 256-bits krypteringsnøgle. Der udføres daglig backup af dine data.

Vores interne it-systemer (pc’er m.m.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall, og evt. fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af it-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.

Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).

    Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er, og hvem der modtager/behandler oplysningerne. Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.

  • Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).

    Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.

  • Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).

    Hvis man mener, at oplysninger, vi har om pågældende, er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.

  • Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).

    Hvis man mener, at de oplysninger, vi har, om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i lovgivningen.

  • Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet)

    Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed.

  • Retten til at gøre indsigelse

    Man har ret til at gøre indsigelse mod, at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering, og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

    • Ved henvendelse til os vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning m.m.) får man senest en måned efter en besked om, hvad vi gør ved henvendelsen. Hvis man fx beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmel i lovgivningen for fortsat behandling af data. Hvis vi vurderer, at indsigelsen er berettiget, sørger vi for at imødekomme anmodningen. Det er som udgangspunkt gratis at benytte sig af sine rettigheder. Ved gentagne eller grundløse anmodninger kan vi dog vælge at opkræve et gebyr.

    Sletning af personoplysninger

    Vi opbevarer kun oplysninger om dig, så længe det er nødvendigt, for at vi kan opfylde vores gensidige aftaler f.eks. ved medlemskab eller så længe vi er omfattet af lovkrav der kræver opbevaring (bogføringslov f.eks.)

    I enkelt tilfælde kan vi opbevare oplysninger længere, for eksempel, hvis der er rejst krav overfor os, hvor oplysningerne har betydning for sagen.

    Klagevejledning

    Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du fremsende en klage til Datatilsynet. Du finder tilsynets kontaktoplysninger på hjemmesiden www.datatilsynet.dk. Det koster ikke noget at klage.